VeriFactu en un centro auditivo: qué cambia y qué preguntarle a tu software
La normativa antifraude ha convertido el programa de facturación en una pieza con obligaciones legales propias. No basta con que emita facturas bonitas: ahora tiene que garantizar que nadie —ni siquiera tú— puede modificarlas después. Esta guía explica qué significa eso para un gabinete auditivo y cómo comprobar si el software que usas o el que estás mirando cumple de verdad.
Qué es VeriFactu, en una frase
Es un sistema de la Agencia Tributaria por el cual los programas de facturación envían el registro de cada factura a Hacienda de forma automática y encadenada, de modo que la serie no se puede alterar sin que se note. Las obligaciones concretas están en el Real Decreto 1007/2023, que es el reglamento que desarrolla los requisitos de los sistemas de facturación.
La idea de fondo es sencilla: hasta ahora una factura era un documento que el emisor controlaba por completo. Con VeriFactu, cada factura queda ligada criptográficamente a la anterior, y el registro sale hacia la Agencia Tributaria en el momento de emitirla. Borrar una factura del medio rompe la cadena y deja rastro.
Qué cambia en el día a día del centro
Menos de lo que parece, si el software está bien hecho. El audioprotesista sigue cerrando la venta igual y el paciente sigue recibiendo su factura. Lo que cambia es lo que ocurre por debajo, y tres cosas que sí se notan:
- Las facturas dejan de poder borrarse. Si hay que anular una, se emite una rectificativa. Es lo correcto desde siempre, pero ahora el sistema lo impone.
- Aparece un código en la factura impresa. Un QR y un identificador que permiten verificar el registro.
- La numeración importa. Cada serie es una cadena: si se salta un número o se reutiliza, la cadena deja de cuadrar.
Para un centro auditivo hay un detalle propio: muchas ventas llevan financiación a plazos y muchas facturas nacen de un presupuesto con periodo de prueba. La factura se emite cuando corresponde —al cerrar la compra—, no cuando se firmó el presupuesto. Conviene que el software entienda esa diferencia.
Las cinco preguntas que conviene hacer
Muchos programas dicen «adaptado a VeriFactu» en su web, y es uno de los puntos donde conviene aplicar los criterios para elegir software. La expresión no significa nada por sí sola: puede querer decir que tienen las casillas preparadas o que el envío funciona de verdad. Estas cinco preguntas separan lo uno de lo otro.
1. ¿Enviáis el registro a la Agencia Tributaria, o sólo lo guardáis?
Es la pregunta que más veces se responde con un rodeo. Guardar la huella y el XML en la base de datos es la mitad del trabajo; enviarlo es la otra mitad, y es la que cumple.
2. ¿Publicáis la declaración responsable?
El fabricante del software debe emitir una declaración responsable de que su sistema cumple. Los que se lo toman en serio la publican en su web, con el histórico por versiones. Pedirla es legítimo y la respuesta es reveladora.
3. ¿Qué pasa con el certificado digital?
El envío requiere un certificado del emisor. Pregunta quién lo custodia, qué ocurre cuando caduca y si tú puedes revocarlo. Es el punto donde un proveedor descuidado te crea un problema serio.
4. ¿Cubrís TicketBAI si facturo en el País Vasco?
Álava, Guipúzcoa y Vizcaya tienen su propio régimen, TicketBAI. Si tu centro está allí —o planeas abrir— un software que sólo cubre VeriFactu no te sirve.
5. ¿Cómo anulo una factura mal emitida?
La respuesta correcta es «con una rectificativa, y el sistema la genera solo». Si la respuesta incluye la palabra «borrar», ese programa no está preparado.
Lo que no deberías aceptar
Un proveedor que responde «estamos en ello» sobre el envío real, sin fecha. Un programa que permite eliminar una factura emitida. Y cualquier propuesta de llevar las facturas por fuera del sistema «mientras tanto»: eso es exactamente lo que la norma persigue.
Si tu software actual no llega, el cambio no es urgente por el software: es urgente por ti. El responsable último de las facturas es el centro, no el proveedor.
Y una nota de honestidad sobre Gabinex
En Gabinex el modelo de datos de VeriFactu está construido —huella encadenada, registro y estados— y el envío a la Agencia Tributaria está en desarrollo, con la declaración responsable prevista al publicarlo. Preferimos decirlo aquí, en una guía sobre cómo elegir, que dejar que lo descubras después de contratar.
Puedes ver qué está disponible hoy y qué no en el catálogo completo de funcionalidades, donde cada función lleva su estado.
VeriFactu, pregunta por pregunta
¿Qué es VeriFactu, explicado en una frase?
Es un sistema de la Agencia Tributaria por el cual los programas de facturación envían el registro de cada factura a Hacienda de forma automática y encadenada, de modo que la serie no se puede alterar sin que se note. Las obligaciones concretas están en el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla los requisitos que debe cumplir un sistema de facturación.
¿Qué cambia en el día a día de un centro auditivo?
Menos de lo que parece si el software está bien hecho: el audioprotesista sigue cerrando la venta igual y el paciente sigue recibiendo su factura. Tres cosas sí se notan. Las facturas dejan de poder borrarse, y para anular una se emite una rectificativa. Aparece un QR y un identificador en la factura impresa. Y la numeración pasa a importar: cada serie es una cadena, y si se salta o se reutiliza un número, deja de cuadrar.
¿Sirve con que el programa guarde la huella, o tiene que enviarla?
Tiene que enviarla. Es la pregunta que más veces se responde con un rodeo: guardar la huella y el XML en la base de datos es la mitad del trabajo, enviarlo a la Agencia Tributaria es la otra mitad, y es la que cumple. «Adaptado a VeriFactu» en la web de un proveedor no significa nada por sí solo; puede querer decir que tienen las casillas preparadas o que el envío funciona de verdad.
¿Qué pasa con las reparaciones que se cobran en el mostrador?
Son facturas como cualquier otra. Una reparación fuera de garantía cobrada en efectivo en el mostrador entra en la misma obligación, y es el punto donde más centros tienen el proceso a medias: un recibo suelto que nunca llega a la contabilidad. Conviene revisarlo antes que ninguna otra cosa, porque es el agujero más frecuente y el más fácil de cerrar.
Si facturo en el País Vasco, ¿VeriFactu o TicketBAI?
Es una de las cinco preguntas que conviene hacerle a cualquier proveedor antes de contratar, porque los territorios forales tienen su propio sistema y no todos los programas lo cubren. Si tienes centros en varias comunidades, la pregunta es doble: si cubren ambos y si lo hacen dentro de la misma cuota.
¿Gabinex cumple hoy con VeriFactu?
A día de hoy, parcialmente, y preferimos decirlo aquí antes de que se descubra después de contratar. El modelo de datos está construido —huella encadenada, registro y estados— y el envío a la Agencia Tributaria está en desarrollo, con la declaración responsable prevista para cuando se publique. En el catálogo completo de funcionalidades cada función lleva su estado, para que se pueda comprobar sin fiarse de nuestra palabra.
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